Over ons » Blog

Wekelijks vertellen onze adviseurs en cursisten in een blog of vlog over de dingen die zij mee maken bij het Marnix Onderwijscentrum. Op een persoonlijke manier nemen zij je mee de school in.

Nieuwsoverzicht

De 12 X-factoren leren organiseren: deel 2

Deze blog is het vervolg op de eerste drie genoemde X-factoren van ‘Het leren organiseren’. In mijn vorige blog werd genoemd dat het belangrijk is om: 
# 12 met elkaar te eten
# 11 op alle lagen te leren
#10 het leren samen te organiseren
Hier volgen nummer 9, 8 en 7.

De 12 X-factoren leren organiseren: deel 2

# 9: Verschillende invalshoeken
Het is van belang dat het onderwerp van vernieuwing of verandering vanuit verschillende invalshoeken onderzocht wordt. Denk hierbij aan wat deze vernieuwing betekent voor de doelgroep, de afdelingen van de organisatie en de middelen die daarvoor nodig zijn. Op die manier voorkom je dat je blinde vlekken over het hoofd ziet en zorg je ervoor dat iedere medewerker zich gezien en gehoord voelt. 

Ik zat om tafel met een aantal managers van een organisatie. Zij wilden vanuit het ontwikkeltraject dat we met elkaar ingezet hadden strategische keuzes voorbereiden. Dit zouden we doen los van de andere medewerkers van andere afdelingen. Normaal gesproken werd beleid weggezet door een aantal bindende uitspraken die de afdelingen dan in de tijd weg konden zetten en tot uitvoering konden brengen. Het leuke van deze sessie was dat we ontwerpend met elkaar bezig waren, gekoppeld aan principes die we eerder ontworpen hadden met de andere medewerkers. Een van de principes was dat de managers optimaal faciliterend wilden zijn. Tijdens de ontwerpsessie werd ervaren dat het niet mogelijk was de oude manier van werken te handhaven. En te beslissen voor de medewerkers. ‘Als we optimaal faciliterend willen zijn, zullen we meer vrijheid en verantwoordelijkheid op de afdelingen moeten geven’ werd er gezegd. Een beter alternatief was om spelregels met elkaar te ontwerpen, zodat het beleid eenduidig binnen de organisatie vorm gegeven kon worden en alle medewerkers toch voldoende speelruimte hielden. Voorbeelden van deze spelregels waren bijvoorbeeld: 
-    Iedereen doet mee
-    Definieer je beeld, spreek dezelfde taal
-    Werk onderzoeksmatig

Wat ik met dit voorbeeld duidelijk probeer te maken is dat je in gesprek gaat met alle stakeholders, samen ontwerpt, of wanneer je beslissingen wilt nemen voor andere afdelingen denkt vanuit de andere medewerker. Dit helpt om betere beslissingen te maken die duurzaam zijn.

# 8: Kennis heb je samen
Door met medewerkers van alle afdelingen samen te leren is er enorm veel kennis in huis. Iedere medewerker heeft vanuit zijn rol en taak oog voor wat de vernieuwing betekent voor zijn of haar afdeling en doelgroepen. Wat een directeur niet weet, weet een medewerker communicatie bijvoorbeeld wel.
In de organisatie waar ik werk, komt het regelmatig voor dat je snel in wilt spelen op de behoefte van een klant. Soms ontwerp ik een poster of een andere graphic die ik dan beter vormgegeven wil hebben door een collega van een andere afdeling. Hier zijn dan weer kosten aan verbonden. Het komt er op neer dat je in gesprek gaat met iemand van het secretariaat, iemand van onze communicatieafdeling en soms ook nog met de manager. Je begrijpt het al. Het duurt soms te lang om via al deze lagen te communiceren. Het is daarom handiger om mensen van alle afdelingen in een projectgroep te hebben.

# 7: Begrip voor rollen
In iedere organisatie komt het voor dat verschillende rollen zorgen voor machtsverhoudingen. Wanneer je met medewerkers van de hele organisatie leert en vernieuwt moet je met elkaar in gesprek over het onderwerp waar je mee bezig bent. Vanzelfsprekend hoort iedereen dan perspectieven die hij of zij zelf niet had kunnen bedenken en creëer je begrip voor ieders rol vanuit gelijkwaardigheid.

Onlangs vertelde een vriendin van me die administratiefmedewerker plus is bij een organisatie dat haar manager aan haar had gevraagd om de verantwoordelijkheid voor een bepaald project op zich te nemen. Dat had ze gedaan, maar iedere keer als ze met haar plan bij hem kwam, had hij zoveel opmerkingen dat haar hele plan gedemonteerd werd. Zij liet een goed voorbeeld zien van zich gelijkwaardig op te stellen door de manager aan te geven dat ze het project aan hem terug zou geven als hij haar onvoldoende ruimte gaf om er vorm aan te geven. Haar uiteindelijke plan werd goedgekeurd. Haar manager gaf aan geleerd te hebben dat haar perspectieven ook konden leiden tot een goed resultaat. 

Op welke manier word in jullie organisatie gebruik gemaakt van elkaars kennis en vaardigheden?

 
Jolijn Slingerland

Jolijn SlingerlandAdviseur Marnix Onderwijscentrum